文件管理制度（推荐）

文件管理制度（推荐）

　　在快速变化和不断变革的今天，人们运用到制度的场合不断增多，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。到底应如何拟定制度呢？下面是小编精心整理的文件管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　1、总则

　　1.1目的

　　为了提高公司内控管理水平，加强公司各类文件的保密，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制定本制度。

　　1.2范围

　　公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、会议纪要等。

　　2、密级划分

　　2.1保密文件根据其内容不同，分为绝密、机密、秘密文件；

　　2.2“绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件；

　　2.3“机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；

　　2.4“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件。

　　3、密级标识

　　3.1密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。专用印章由综合管理部指定专人负责保管。

　　3.2绝密文件应当在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章。

　　3.3机密文件应当在其文件每一页的右上角加印“机密”专用印章。

　　3.4秘密文件应在其文件首页的右上角加印印“秘密”专用印章。

　　4、文件打印

　　4.1绝密、机密文件：由综合管理部指定专人负责打印。

　　4.2秘密文件：综合部指定人员打印好秘密文件后，应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查，不得私自拷贝秘密文件。

　　5、文件分发

　　5.1绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至相关部门指定文件接收人签收。

　　5.2绝密、机密文件、秘密文件严禁在内部办公网络上发布、公开和传送。

　　5.3在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其密级由公司总经理书面批准，并在提供前与之签订保密协议。

　　6、查阅、申请复制

　　6.1查阅权限：

　　6.1.1查阅公司文件必须填写文件查阅申请表。（附件表格《文件调阅、复印申请表》）

　　6.1.2绝密文件、机密文件：主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。

　　6.1.3秘密文件：主办部门负责人、分管领导签字批准。

　　6.2复制权限：

　　6.2.1申请复制文件必须填写文件复印申请单。（附件《文件调阅、复印申请表》）

　　6.2.2严禁复制绝密文件。

　　6.2.3机密文件复印：必须主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。

　　6.2.4秘密文件复印：完成部门负责人、分管领导签字批准。

　　7、文件保管、存档

　　7.1绝密、机密、秘密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。

　　7.2绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。

　　7.3如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况。

　　8、保密责任

　　8.1绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这些文件。

　　8.2严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。

　　8.3员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密文件。

　　8.4如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其法律责任。

　　9、作废文件的`处理

　　文件保管人应对保管的文件进行定期清理。已过时或作废的文件要进行销毁或者解密。绝密、机密、秘密文件的解密和销毁须由部门负责人、分管领导、公司总经理签字批准后进行。（附件《文件销毁申请表》）

　　10、监督和检查

　　各部门负责人应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监管，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。

　　同时对本部门保密文件的控制情况有所记录，并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评；对严重违反规定，可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司领导班子。

　　11、附则

　　本制度由综合管理部负责解释，自发布之日起执行。　　

　　涉密文件管理制度

　　一、收文制度接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

　　二、发文制度分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定；签收时必须逐件清点、核对。传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

　　三、制作（打印）制度制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

　　四、阅读（传阅）制度涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在。

　　五、借阅制度阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复英摘抄、汇编。如复英摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

　　六、清退制度按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

　　七、销毁制度需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

　　一、涉密文件的拟制、印刷、传递、承办、借阅、保管、归档、移交和销毁，必须严格履行审批、清点、登记、签收等手续。

　　二、涉密文件由单位保密员统一管理，阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的场所进行，对密级文件必须实行专人保管，专册登记，专柜存放，个人不得私自保存涉密文件资料。

　　三、发出、收到和内部运转的涉密电报、文件、资料，必须登记、编号，在交接时，必须履行签字手续。外出开会发的秘密文件，要妥善保管，回单位后及时交给保密员处理；

　　四、传阅涉密文件、资料，由保密员直接传递，不得任意横传。因工作需要长时间使用的，要向保密员办理手续。

　　五六、凡因工作需要复印、印制涉密文件资料，应按规定办理相关手续。复印后的涉密文件资料按涉密文件管理。

　　六、确因工作需要携带涉密文件资料外出的'，需经主管领导批准并采取相应的保密措施。不准在公共场所停留、游览、购物、探亲访友等，返回单位后要及时交保密员保管，确保国家秘密安全。

　　七、干部调动工作时，应将自己使用的文件、资料进行清理，全部移交。

　　八、涉密文件资料的清退和销毁。阅办的涉密文件应当及时清退，需要销毁的涉密文件资料，经主管领导批准后，登记造册，交由区保密局统一集中销毁，个人均不可自行、随意销毁。严禁将各类涉密载体或者内部资料、刊物当废品出售。对违反保密规定，使涉密文件资料发生失泄密的，依照国家法律和有关规定严肃处理，追究责任。

　　九、涉密文件资料须定期收回上交，发现丢失，及时汇报并立即追查处理。

　　附：九条保密守则

　　1、不该说的秘密，绝对不说；

　　2、不该问的秘密，绝对不问；

　　3、不该看的秘密，绝对不看；

　　4、不该记录的秘密，绝对不记录；

　　5、不在非保密本上记录秘密；

　　6、不在私人通信中涉及秘密；

　　7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；

　　8、不在不利于保密的地方存放密件、资料；

　　9、不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

　　一、收文。收到上级或其他部门发来的文件后要履行签收手续，签收人应注明收到的具体时间，书写其文件的全称。签收后要认真核对信封号码、件数，开拆后要认真核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有差错，应立即向有关部门反映，文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的信件，应由领导同志本人或指定的专人拆封。收文后要认真填写收文登记簿，将来文单位、文件标题、文号、密级、份数、收到时间等内容登记清楚。

　　二、发文。分发上级来文和本单位形成的文件，要根据文件的内容和领导的批示意见确定文件分发范围。下发的文件要认真实行文件、发文通知单、信封“三对照”，防止错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要单独装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。发出的文件由收发员登记后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯发出，不准捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。

　　三、办文。文管人员根据领导的批办意见，认真办理。在办理过程中，要注意把握好每一个环节，交办有手续，收回有注销。做到及时、不拖、不压、不误。对领导批示的查办件，要及时检查办理情况，建立催办记录，并定期向领导报告。

　　四、传阅。按照上级有关规定和领导批示意见进行传阅，不得任意扩大阅读范围。阅读文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有目录、编号，以便查对。不准从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，不准堆放在办公桌上。

　　五、借阅。借阅文件要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并符合阅文规定。借阅的文件要登记，归还后要及时注销。

　　六、复印。不经批准，不得随意复印上级文件和领导同志的讲话。确因工作需要必须复印时，要经发文机关同意。要严格登记、管理制度，对复印的文件、资料，应与正式文件一样对待，认真办好分发手续，按时清退，不得遗失。

　　七、管理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，经常清点核对。一月一清理，一季一核对，做到文件和登记相符。如发现短缺，应及时查找。领导人参加上级会议带回的文件，要及时交文管人员登记、保密。

　　八、清退。对下发的文件，要按照上级规定，认真组织清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要认真组织查找。确实查找不到的要追究责任，落实到人，并作出适当处理。

　　九、销毁。各级、府、各部门严禁私自销毁涉密文件，销毁涉密件要经过上级保密管理部门、本单位领导审核同意后方可销毁。严禁向废品收购部门和摊贩出售内部文件、刊物和资料。

　　一、目的

　　为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

　　三、工作职责

　　1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

　　2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

　　3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

　　4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

　　四、管理要求

　　1、安全生产相关文件的分类

　　（1）安全生产目标；

　　（2）机构和职责；

　　（3）安全投入；

　　（4）法律法规和管理制度；

　　（5）培训教育；

　　（6）设备设施、工艺信息；

　　（7）作业安全；

　　（8）隐患排查；

　　（9）重大危险源监控；

　　（10）职业健康；

　　（11）应急救援；

　　（12）事故调查、报告和处理；

　　（13）绩效评定和持续改进。

　　2、安全生产相关文件的编号和标识

　　安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

　　安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

　　国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

　　3、安全生产相关文件的编制、审核和批准

　　安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

　　受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

　　4、安全生产相关文件的发放

　　行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

　　安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。

　　安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

　　政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

　　5、安全生产相关文件的评审、修订

　　企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的`，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

　　对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

　　所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

　　6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制

　　安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。

　　内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

　　7、安全生产相关记录的格式设计和填写

　　各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

　　记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

　　安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

　　8、安全生产相关文件保管、作废与销毁

　　安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

　　受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

　　对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

　　9、安全生产档案的分类

　　归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

　　应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

　　（1）安全生产目标；

　　（2）机构和职责；

　　（3）安全投入；

　　（4）法律法规和管理制度；

　　（5）培训教育；

　　（6）设备设施、工艺信息；

　　（7）作业安全；

　　（8）隐患排查；

　　（9）重大危险源监控；

　　（10）职业健康；

　　（11）应急救援；

　　（12）事故调查、报告和处理；

　　（13）绩效评定和持续改进。

　　10、安全生产档案收集与移交的基本要求

　　归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

　　归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

　　具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

　　11、安全生产归档时间

　　各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

　　12、安全生产档案保存期限

　　安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

　　档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

　　13、安全生产档案的利用

　　借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

　　安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

　　14、相关记录

　　文件清单

　　文件发放记录

　　文件回收记录

　　文件销毁记录

　　文件评审记录

　　文件修订记录

　　文件借阅、复制记录

　　1目的

　　为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

　　2适用范围

　　国家有关法律法规；

　　压力管道元件制造相关安全技术规范；

　　压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；

　　型式试验报告、监督检验报告；

　　分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

　　3控制内容

　　3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。

　　3.1.1积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；

　　3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；

　　3.1.3经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；

　　3.1.4每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的`旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；

　　3.1.5产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；

　　3.2外来文件的保管、发放和借阅。

　　3.2.1外来文件统一由办公室负责保管；

　　3.2.2外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；

　　3.2.3外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；

　　3.2.4本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

　　4本制度由办公室负责实施。

　　1目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

　　3职责

　　3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

　　3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.4文件编制、审批、发布的权责

　　3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。

　　3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。

　　3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

　　3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。

　　3.4.7工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

　　3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

　　3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

　　3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

　　4.定义

　　4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

　　4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

　　5.工作程序

　　5.1文件的分类

　　5.1.1文件属性分类

　　（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

　　（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

　　（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

　　（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

　　5.1.2文件阶层分类

　　（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

　　（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

　　（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

　　（4)四阶文件：各记录表单、报表等。

　　5.1.3文件密级分类

　　（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。

　　（2）机密文件：

　　a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。

　　b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。

　　c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。

　　d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。

　　e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。

　　f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。

　　（3）秘密文件

　　a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的`各类信息统计数据。

　　b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。

　　c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。

　　d、供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。

　　e、客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。

　　f、产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。

　　g、各类印章（含印模）和重要证件。

　　（4）无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。

　　5.1.4文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。

　　5.2文件标识与编号

　　5.2.1文件标识

　　（1）受控的质量体系、管理性文件，其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件专用印章（正本原稿除外），并标明分发号。

　　（2）正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。

　　（3）质量体系文件、管理性文件发布时，应在文件封面及正文页脚处标明版本/修订状态标识。版本状态用A、B、C顺延表示；修订状态用0、1、2、3顺延表示。

　　（4）技术类文件的受控标识及版本/修订状态标识，依《技术文件管理制度》的相关规定执行。

　　（5）有保密要求的文件在文件封面和正文页右上角加盖“绝密”、“机密”或“秘密”标识。

　　（6）无红色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用，一经发现，予以没收并按作废文件的规定进行处置。

　　（7）失效或作废文件需要留作参考时，文件持有人应到原发文部门办理作废登记，并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。

　　5.2.2文件编号规则

　　一、总则

　　1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

　　2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

　　3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

　　二、发文管理

　　1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

　　2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

　　3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

　　4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

　　5、发文办理工作程序：

　　（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

　　（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

　　（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

　　（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

　　（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

　　（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

　　三、收文管理

　　1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

　　2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

　　3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

　　4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

　　5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

　　6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

　　7、收文办理工作程序：

　　（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

　　室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

　　（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

　　（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的.，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

　　（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

　　（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

　　（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

　　（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

　　（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

　　四、保密文件管理

　　1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

　　2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

　　3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

　　4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

　　五、文件的销毁

　　1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

　　2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

　　六、附则

　　1、本制度由公司办公室负责解释。

　　2、本制度自发文之日起实施。

　　第一条 管理要点

　　1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

　　2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

　　3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的`文字记录，以备查阅。

　　第二条 制度规范

　　1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

　　2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

　　4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　　5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

　　7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　第三条 文件管理流程设计

　　1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

　　一、文件与资料识别

　　1、各单位、部门在制定安全生产文件时,必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)

　　2、对外来文件要进行识别与分析,在转发或修订下发时要进行标准性转换,下传的文件必须符合标准化文件要求。

　　3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

　　4、对资料的`内容进行识别分析,不符合标准化要求的要修改完善。

　　二、文件与资料的管理规定

　　1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

　　2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求,并将保存文件下发登记表存档。

　　3、建立文件、资料档案库,专人负责管理和保存。

　　4、借阅、查询各种资料、文件时,要建立借阅、查询登记表。

　　5、文件、资料要整理规范,保存有序,管理到位,查找便捷。

　　6、若文件、资料需更新、补充、增加,必须经过保管员进行操作,非工作人员不得随意进行修改。

　　7、妥善保护文件、资料,不得随意外借;查询文件时不得在文件上做任何标记,不得损坏。

　　8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作,制定相应的安全措施,保证文件、资料的安全。

　　计量管理制度目的与编制依据

　　1.1为规范公司的计量管理，保证计量器具的准确可靠，充分发挥计量管理对公司生产、研发、质量、安全、成本管理的保障作用，特制定本制度。

　　1.2本制度的编制依据为：

　　《中华人民共和国计量法》（1985）

　　《中华人民共和国计量法实施细则》（国家计量局，1987）

　　《中华人民共和国强制检定的工作计量器具明细目录》（国家计量局，1987）《质量手册》（××××公司，20xx年）

　　《测量和监视装置控制程序》（南××××公司，20xx年）

　　2主题内容

　　本制度规定了计量器具购置、领用、维护、检定以及计量技术档案管理的基本流程和工作要求，明确了有关部门、岗位的计量管理职责。

　　3范围

　　本规定适用于公司生产、生活、仓储装置使用的A、B类计量仪表（压力表、真空表、温度计、流量计、酸度计等）、生产与仓储衡器（磅秤、电子台秤等）以及分析技术部检测仪器、玻璃计量仪器的管理。

　　4职责

　　4.1质量保证部（以下简称“质保部”）负责组织本制度的编制、修订，设备动力部（以下简称“设动部”）、分析技术部、生产部、采购部、研发部、仓库和其他有关部门参与上述工作。

　　4.2设备动力部（以下简称“设动部”）负责公司所有计量器具的管理，分析技术部、生产部设置兼职计量员，协助设动部管理本部门使用的计量器具。质保部负责对上述工作的监督。

　　4.3计量器具使用部门负责本部门计量器具的维护，保持计量器具在有效检定期内的精密度和可靠性。设动部、质保部负责监督检查。

　　4.4本制度经公司管理程序审核批准后，由行政部颁布实施。质保部负责将本制度及其修订版本报行政部备案。

　　5计量器具的等级分类

　　5.1 A类计量器具

　　国家规定强制检定的用于贸易结算、安全防护和环境检测的计量器具，包括机械台秤及其砝码，电子台秤，蒸汽流量计，污水流量计，自来水（含工业水、生活水）流量计，电度表，电子天平，分光光度计，玻璃液体温度计(质检用)，台式酸度计，压力表。5.2 B类计量器具

　　用于原料和产品检验、内部物料转移的计量器具以及生产装置上的部分计量器具，包括各种规格的移液管及容量瓶，数字熔点仪，自动旋光仪，凝固点仪，电位滴定仪，旋转粘度计，双金属/热电阻/热电偶温度计，工业酸度计、气相色谱仪、液相色谱仪等。

　　5.2.3 C类计量器具

　　公司使用的除A、B类计量器具以外的其他计量器具（如玻璃液位计、水池标尺等）。计量器具的采购与领用管理

　　6.1采购/入库管理

　　6.1.1各部门购置计量器具时，应明确该器具的计量精度与量程，根据其使用场合的具体要求选型。计量器具请购单应准确填写需采购的计量器具的名称、量程、计量精度、防爆要求等技术数据。设动部对请购部门的选型提供技术支持。

　　5.1.2采购部购置计量器具时，必须选择持有合法有效的《制造计量许可证》的供应商，所采购的计量器具上应有该许可证的标志，并有产品合格证或合格印，A、B类计量器具应配备使用说明书和相关技术资料。设动部负责验收上述标志、合格证或合格印，并在验收单上签字。

　　5.1.3采购部凭仓库和设动部共同签发的验收单办理入库和报销手续。没有产品合格证（或合格印）、生产许可标志或生产许可标志不合格的A、B类计量器具，仓库不得办理入库和报销，由采购部负责退货。

　　5.2领用管理

　　5.2.1 A、B类计量器具的领用部门必须在设动部办理登记和设置统一编号手续。仓库在确认设动部签发的计量器具领料单后方可发货。

　　5.2.2 A、B类计量器具使用部门应将所领用计量器具的产品合格证和使用说明书的原件交设动部保管（可保留复印件）。设动部根据领料单和上述文件建立计量器具管理台帐和每件计量器具的原始技术资料档案（见本规程第8.1节）。C类计量器具的产品合格证和使用说明书由使用部门负责保存。

　　6计量器具/检测仪器的使用与维护管理

　　6.1使用管理

　　6.1.1设动部对所有在用A、B类计量器具（含检测仪器，下同）设置统一编号。计量器具使用部门应确保所使用的全部计量器具均在规定的.量程和精度范围内使用，且使用环境符合计量器具使用要求。

　　禁止超量程、超精度和在超出允许环境的条件下使用计量器具。

　　6.1.2计量器具使用者必须了解计量器具的性能、原理，掌握正确的使用方法。分析技术部负责编制本部门使用的A、B类计量器具的使用说明书，设动部负责编制其他A、B类计量器具的使用说明书，并协助使用部门培训和考核。计量器具使用部门不得安排未经培训和未通过考核的人员独立操作使用A、B类计量器具，其测量数据不可作为贸易结算、工艺、质量、安全、环境检测等方面的依据。设动部应保存A、B类计量器具使用部门的培训考核记录（或复印件）备查。

　　6.1.3计量器具每次使用前，使用者均应检查其状态是否正常。凡使用说明书要求自检的计量器具每次使用前均必须自检，并由使用者记录自检结果。要求自检的计量器具未经自检即使用或自检记录缺失均属质量违章行为。

　　6.1.4计量器具使用中出现量值反常、数据不稳定以及失灵，失准等异常情况时，使用人员应立即停止使用并向上级报告。使用部门应及时通知设动部安排检定、维修，并更换计量器具。禁止使用有明显故障的计量器具。使用人员不得擅自拆卸、修理计量器具。

　　6.1.5因选型、使用、维护不当造成计量器具损坏、报废和由此引发的各类事故按公司有关规定调查处理。

　　6.2维护管理

　　6.2.1计量器具使用人员应按照使用说明书的要求进行维护操作。计量器具在安装、拆卸和使用过程中应防止硬器、锐器的碰撞，避免剧烈振动，避免与禁忌物质的接触，保持计量器具的清洁和良好的工作状态。

　　6.2.2非定点使用的计量器具（如机械台秤、电子台秤等）每班使用后都应按照使用说明书的要求进行维护，及时清除沾染的化工物料。使用部门应将非定点计量器具的使用和清洁状况列入交接班检查内容。

　　6.2.3设动部每月至少组织一次对公司计量器具的使用与维护状况的全面现场检查，并通知质保部和计量器具使用部门参加。及时发现并纠正计量器具使用、维护中的错误，停用超过有效检定周期的计量器具，制止违章操作，并检查结果录入《计量器具现场检查表》（见附件一）。

　　6.2.4计量器具现场检查的重点为A、B类计量器具的状况，参检人员均应在检查记录上签字确认检查结果，并协助使用部门处理检查中发现的问题。质保部重点追踪检查中所发现问题的纠正以及预防措施的落实状况。

　　6.3转移、停用与报废管理

　　6.3.1定点使用的计量器具转移工作场所或计量器具停用时，其使用部门提前三个工作日通知设动部备案。设动部负责编制《计量器具停用通知单》（见附件三），由设动部经理、质保部经理共同签发。停用的计量器具由使用部门负责从使用点拆下或设置显著的停用标识，防止被误用。

　　6.3.2设动部负责检查、确认计量器具转移后工作场所的适用性和停用计量器具的拆卸、封存情况，并及时录入计量器具管理台帐。

　　6.3.3设动部负责计量器具报废的技术审核。计量器具无修复价值或因品质不良无法有效使用时，使用部门在办理报废手续时由设动部负责技术确认。属于固定资产的计量器具按固定资产管理程序实施报废。因其质量问题报废的计量器具设动部确认后应通知采购部，并协助采购部与供应商交涉。

　　6.3.4报废的计量器具禁止使用，由使用部门负责实施有效封存（转移出使用场所，拆卸关键部件并设置明显的“报废”标识）或拆卸后交设动部处理。设动部负责报废计量器具台帐的注销，并妥善保存相关资料。

　　7周期检定管理7.1周期检定标准

　　7.1.1公司A、B类计量器具均应进行周期检定，检定不合格的计量器具不得使用。A、B类计量器具送检率应分别达到100％和95％，计量器具检定合格率应≥95％。

　　7.1.2设动部依据国家标准和行业规定，结合公司实际状况，负责编制各类计量器具的周期检定标准，经使用部门确认和公司主管领导批准后，作为计量器具进行周期检定的依据。分析技术部计量器具周期检定标准由分析技术部自行编制。质保部协助并监督计量器具周期检定标准的编制和修订。

　　7.2周期检定计划编制与实施

　　7.2.1设动部根据管理台帐和周期检定标准，编制计量器具的周期检定计划，并在检定有效截止日期前20个工作日向计量器具使用部门提交《计量器具/检测仪器周期检定通知单》（见附件二）。通知单应标明所需检定的计量器具的编号、安装使用地点、有效期截止时间、计划送检日期和计划完成检定日期。

　　7.2.2计量器具使用部门接到检定通知单后，应合理安排检定对象及其相关装置的运行或使用计划，及时停止使用，并最晚在有效期截止时间前3个工作日将计量器具拆卸并清洁后交设动部。在计量器具送检期间因生产、生活或安全管理需要不能停车的装置，使用部门应提前申请采购或领用备用计量器具。需要检定单位现场检定的计量器具应由使用部门在检定日期的前一个工作日完成检定准备。

　　7.2.3设动部根据周期检定计划和检定通知单，负责联系具有合法资质的检定单位，及时实施周期检定，尽可能缩短计量器具和相关设备因检定造成的停用时间。分析技术部计量器具的检定由该部门自行联系，并告知设动部。

　　7.2.4所有检定合格的计量器具均应有检定单位颁发的检定合格证。设动部将检定合格的计量器具送还使用部门时，应按规定将合格证（或复印件）粘贴在计量器具上或保留在计量技术档案中。

　　7.2.5周期检定不合格的计量器具由设动部负责设置醒目的“不合格器具”标识，存放至机修车间配件库或在使用现场封存，并逐一登录在案。设动部负责组织对不合格计量器具进行鉴别，可以修复的由设动部联系外送修复，无修复价值的办理报废（见6.3节）。

　　7.2.6质量保证部负责监督计量器具检定计划的实施过程，协助设动部和使用部门组织检定，并重点监督A、B类计量器具、超过检定期计量器具的检定安排和检定不合格器具的处理。对有可能造成质量、安全、设备事故的过期未检定计量器具，由设动部负责向使用部门发布《计量器具/检测仪器停用通知单》（见附件三），并监督实施。

　　7.3内部检定管理

　　7.3.1设动部负责组织公司除分析技术部以外的各类计量器具的内部检定，分析技术部计量器具的内部检定由该部门自行组织。

　　7.3.2内部检定对象为在周期检定标准期内（见7.1节）的计量器具。对超过检定期的计量器具的内部检定结果无效。

　　7.3.3设动部负责编制计量器具内部检定计划和检定方案，并负责实施和保存内部检定记录。计量器具内部检定方案必须符合国家或行业的相关规定，检定器具合法，检定方法正确、简便。计量器具使用部门应积极协助内部检定工作。7.3.4内部检定不合格且无法校准的计量器具应立即停止使用，由设动部负责联系提前实施周期检定，按周期检定操作程序实施（见7.2节）。

　　8计量技术档案管理

　　8.1计量技术档案内容

　　设动部负责建立全公司除分析技术部以外的全部计量器具的技术档案，其主要内容为：

　　①原始技术资料，包括计量器具的说明书、合格证、生产厂家资质证明、安装施工检验记录以等；

　　②计量器具检定管理台帐，包括计量器具的统一编号、周期检定计划、内部检定计划以及检定合格证、检定原始记录等；

　　③现场检查记录、停用通知单、维修记录；

　　④退货与报废记录。

　　分析技术部的计量技术档案由该部门负责建立和保存,基本内容同上。

　　8.2管理职责

　　8.2.1设动部负责计量技术档案的建立和管理，确保其完整性、可靠性。

　　8.2.2设动部每月至少检查一次、质保部每季度至少检查一次计量技术档案状况，并在检查记录上签字确认检查结果（见附件四）对短缺、遗失、损毁的计量技术档案，由设动部通过供应商、检定单位等渠道尽力收集。

　　8.2.3计量技术档案可供公司各部门查阅，但不得外借。特殊情况下需要外借时，应按公司技术资料管理规定办理借用手续。附件

　　附件一《计量器具/检测仪器现场检查表》附件二《计量器具/检测仪器周期检定通知单》附件三《计量器具/检测仪器停用通知单》

　　附件四《计量技术档案检查表》

　　本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行维修前诊断检验、维修过程检验和竣工质量检验制度。质量检验人员具体负责制度的贯彻执行。

　　1.维修前诊断检验制度

　　1、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。

　　2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。

　　3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际技术状况进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。

　　4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理方案、维修项目等填写《机动车维修记录》，并根据检验情况填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方签字确认。

　　5、调度人员将维修作业单下派车间，车辆进入作业车间。

　　2.汽车维修过程检验制度

　　1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的"三检"制度。

　　2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的`检验，各总成组装、调试检验。

　　3、各检验人员根据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验记录并填写《车辆维修过程检验单》。

　　4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。

　　5、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。

　　6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。

　　7、车辆维修完工，维修人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。

　　3.汽车维修竣工质量检验制度

　　1、汽车维修竣工质量检验由总检负责。

　　2、汽车维修竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。

　　3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-20xx）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动车维修记录》。

　　4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。

　　一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的`文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

　　1、目的：

　　为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

　　2、适用范围：

　　本制度适用于公司所有文件的管理。

　　3、定义：

　　公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

　　4、文件处理程序：

　　公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

　　4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

　　4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

　　5、文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

　　5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的.明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

　　5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

　　5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

　　5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

　　5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

　　5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

　　5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

　　5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

　　5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

　　5.10批复：答复请示事项用“批复”。

　　6、文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

　　6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；

　　6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

　　6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

　　6.5.1公司级发文瑞普总字【xx】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文瑞普人字【xx】号

　　6.5.3总裁办发文瑞普办字【xx】号

　　6.5.4财务部发文瑞普财字【xx】号

　　6.5.5研发部发文瑞普研字【xx】号

　　6.5.6质管部发文瑞普质字【xx】号

　　6.5.7营销中心发文瑞普销字【xx】号

　　6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

　　6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

　　6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

　　6.9具体要求：

　　6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

　　6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

　　6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词；

　　6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

　　6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

　　6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

　　7、收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；

　　7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

　　7.3文书处理工作：

　　7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

　　7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

　　8、发文：

　　8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：

　　拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案对外发文：

　　拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

　　9、附则：

　　9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；

　　9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；

　　9.3本制度自下发之日起生效。

　　9.4附相关支持性文件。

　　9.4.1文件页面格式

　　9.4.2文件阅办单

　　9.4.3公文拟稿纸

　　9.4.4标题格式

　　工程部机房上墙文件:机房管理制度

　　1、所有机房、设备竖井均应设专人负责。不准乱堆杂物,保持通道的`畅通。

　　2、保持整洁,各设备表面应干净无杂物。每年要对高处及死角进行一次全面清扫。

　　3、严禁在机房内聚会、聊天、嬉戏、睡觉、喧哗等,不得做与工作无关的事。

　　4、严禁携带易燃易爆物品进入机房,严禁在机房内吸烟。未经批准不得在机房内进行动火类作业。

　　5、机房的电话为值班专业电话,应时刻保持待机状态,严禁打私人电话或长时间占用电话。

　　6、机房的设备由值班人员负责运行操作、维护保养及巡视工作,无关人员严禁进入。

　　7、外来人员进入机房须填写《工程部机房外来人员登记表》。

　　8、发现异常现象要及时处理和报告,并做好记录。

　　xx物业管理公司工程部

　　20xx年x月xx日

　　行政办公用品管理制度

　　第一章总则

　　第一条目的

　　为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控

　　制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

　　第二条适用范围

　　本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

　　公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章办公用品的分类

　　第三条行政办公物品的分类

　　行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

　　1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

　　2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

　　3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

　　第三章行政办公物品的管理职责

　　第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对

　　行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

　　1、供应商选择及管理；

　　2、组织各部门行政物品管理程序监控；

　　3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

　　4、行政办公用品的'分配、调拨、维修和报废；

　　5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

　　日常维护和修理。

　　第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各

　　部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

　　第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由

　　人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

　　第四章行政办公物品采购

　　第七条办公用品采购

　　1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，

　　纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

　　2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门

　　的年度预算执行台账。

　　3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政

　　部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

　　第八条办公类服务采购

　　办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

　　1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

　　2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

　　公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

　　第九条办公资产采购

　　1、办公资产采购计划

　　各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

　　2、实施采购

　　行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

　　3、验收

　　行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采

　　购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

　　第五章办公物品的管理

　　第十条办公用品的配发

　　1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

　　2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真

　　填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

　　3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

　　1、资产调拨

　　部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

　　2、资产报废

　　由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

　　3、资产的租用、出租和外借

　　（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用

　　部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

　　（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行

　　政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

　　4、办公资产的日常维护、维修

　　（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

　　（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据

　　维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

　　（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备

　　维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

　　（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维

　　修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

　　（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

　　为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本校实际，特制xx学校文件签发制度。

　　一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室(学部)根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室(学部)领导审核，由校长或书记签发。

　　二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。政策性较强的应经校长审阅。

　　三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。

　　四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。

　　文件处理办法

　　为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定：

　　一、收文处理

　　收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。

　　1、传阅文件。供了解、参考的文件，一般作传阅处理。属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读。处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名。

　　为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。

　　2、承办文件。来文要求承办、答复的作承办文件处理。

　　(l)涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的.直接交处室、学部阅办。

　　(2)要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。如遇主要领导外出的，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。

　　(3)处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。

　　借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室。

　　二、内部文件处理

　　党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档。

　　各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档。各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室。

　　三、外发文件处理

　　外发文件为本校上报、下发的请示、报告、批复、通知、公函、通报及信息简报等。有关外发文件的审批程序按本校发文制度执行。外发文件需发送本校有关处室、学部及领导的，由拟文处室或学部在拟文稿上注明，由办公室统一分发。各处室、学部外发文件由办公室统一编号，并由办公室视轻重缓急统一交总校文印室打印，各处室、学部负责文件的校对，办公室负责除机密件外文件的封口、外发。文件外发前，办公室应再作一次校阅，若有误差，及时收回更正。

　　本文标题：文件管理制度（推荐）

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