IATF16949 不符合项整改报告

　　PDCA流程图

　　大家好，我是88豆，不符合整改报告是 PDCA（计划 - 执行 - 检查 - 处理）循环的典型体现，核心对应逻辑如下：

  1. Plan（计划）：报告中 “整改目标”“整改措施”“责任分工”“时间节点” 等内容，明确针对不符合项的解决思路与方案，对应 PDCA 的计划阶段。
  2. Do（执行）：报告中 “整改实施过程”“资源投入”“具体行动记录” 等，体现按计划落地整改的执行环节。
  3. Check（检查）：报告中 “整改效果验证”“数据佐证”“第三方 / 内部核查结果” 等，对应对整改成效的检验与评估。
  4. Act（处理）：报告中 “长效机制建立”“同类问题预防措施”“经验总结与推广” 等，将整改成果固化或纳入体系优化，完成循环闭环。

　　以下是不符合整改报告的个例，且看PDCA是怎么在不符合报告里面体现的。

　　报告编号：[公司简称]-IATF-CR-[年份]-[序号]

　　报告日期：[年 月 日]

　　编制部门：[责任部门，如：质量部/生产部/技术部]

　　编制人：[姓名]

　　审核人：[姓名]

　　批准人：[姓名]

一、不符合项基本信息

　　序号

　　项目

　　内容

　　1

　　审核类型

　　[如：内部审核/客户审核/第三方认证审核]

　　2

　　审核日期

　　[年 月 日]-[年 月 日]

　　3

　　审核员

　　[姓名/审核机构名称]

　　4

　　不符合项条款

　　IATF16949:2016 [具体条款号，如：7.5.3.2.1 工程规范]

　　5

　　不符合项描述

　　详细描述审核中发现的不符合事实，需包含时间、地点、涉及人员、具体事件等要素。例如：2025年10月20日审核生产部A生产线时，发现编号为GS-005的《焊接工艺规范》版本为A/0，发布日期为2024年3月，而技术部于2025年8月已发布该规范的B/0版本（含关键参数调整），但生产现场未更新使用，现场3名操作人员仍依据A/0版本进行焊接作业，不符合IATF16949:2016 7.5.3.2.1中“组织应确保在生产和服务提供期间使用的所有文件化信息均为有效版本”的要求。

　　6

　　不符合项性质

　　[严重不符合/一般不符合/观察项]

　　7

　　受影响部门/区域

　　[如：生产部A生产线、技术部文件管控组]

二、原因分析1. 直接原因

　　技术部在2025年8月发布《焊接工艺规范》B/0版本后，仅通过内部邮件通知各部门，但未组织生产部进行文件领取和确认，也未对旧版本文件进行回收；生产部文件管理员未建立“文件发放与回收台账”，未定期核对现场使用的文件版本，导致新版本文件未传递至生产现场，操作人员持续使用旧版本作业。

2. 根本原因
  • 文件管控流程不完善：公司《文件控制程序》（QP-003）中未明确规定新版本文件发布后的传递、确认、旧版回收及现场核查的具体流程和责任分工，仅笼统要求“及时发放文件”，缺乏可操作性。
  • 培训不到位：未对技术部文件发布人员和生产部文件管理员进行文件管控流程的专项培训，相关人员不清晰文件发放、回收的完整流程和关键控制点。
  • 监督机制缺失：质量部作为文件管控的监督部门，未定期对各部门现场使用的文件版本进行抽查，未能及时发现现场文件版本失效的问题。三、整改目标
    1. 立即更新生产现场A生产线的《焊接工艺规范》，确保所有操作人员使用B/0有效版本作业。
    2. 完善《文件控制程序》，明确新版本文件发布、传递、确认、旧版回收及现场核查的流程和责任部门。
    3. 对相关人员进行文件管控流程培训，确保其掌握文件发放、回收及版本核查的操作要求。
    4. 建立文件现场抽查机制，确保现场使用的文件均为有效版本，杜绝类似问题再次发生。
    四、整改措施及实施计划

    　　整改措施内容

    　　责任部门/人员

    　　完成时限

    　　验证方式/证据

    　　1. 立即将《焊接工艺规范》B/0版本打印并发放至生产部A生产线各操作工位，回收所有A/0版本文件并加盖“作废”章后归档；组织A生产线操作人员进行新版本规范的临时培训，确保其掌握调整后的关键参数。

    　　生产部：[姓名]；技术部：[姓名]

    　　[年 月 日]（整改启动后1个工作日内）

    　　1. 现场文件版本核查记录；2. 旧版文件回收归档清单（含作废标识）；3. 临时培训签到表及考核记录（若有）。

    　　2. 修订《文件控制程序》（QP-003），新增“新版本文件发布流程”章节，明确技术部（文件编制部门）需填写《文件发放通知单》，经审核后传递至各受影响部门，各部门文件管理员接收后需签字确认，并在2个工作日内完成现场文件更新和旧版回收；新增“文件现场核查要求”，规定质量部每月对各部门现场文件版本进行抽查，抽查比例不低于20%。

    　　质量部：[姓名]；技术部：[姓名]

    　　[年 月 日]（整改启动后5个工作日内）

    　　1. 修订后的《文件控制程序》（含版本变更记录）；2. 《文件发放通知单》模板；3. 文件现场抽查记录表模板。

    　　3. 组织技术部文件发布人员、各部门文件管理员及质量部监督人员进行《文件控制程序》专项培训，讲解新版本文件发放、回收及现场核查的流程和要求，并进行现场提问考核，确保全员掌握。

    　　质量部：[姓名]

    　　[年 月 日]（程序修订批准后3个工作日内）

    　　1. 培训通知；2. 培训签到表；3. 培训课件；4. 考核成绩记录表。

    　　4. 质量部按照修订后的程序要求，开展首次现场文件版本抽查，覆盖生产部、技术部、研发部等关键部门，重点核查近期有版本更新的文件，形成抽查报告；对发现的问题及时督促整改，并跟踪整改效果。

    　　质量部：[姓名]

    　　[年 月 日]（培训完成后2个工作日内）

    　　1. 现场文件抽查报告；2. 问题整改跟踪记录（若有）。

    　　5. 各部门文件管理员建立《文件发放与回收台账》，详细记录文件名称、编号、版本、发放日期、接收人、旧版回收日期等信息，台账需每月报质量部备案。

    　　各部门文件管理员；质量部：[姓名]

    　　[年 月 日]（培训完成后1个工作日内启动，长期执行）

    　　各部门《文件发放与回收台账》样本；质量部台账备案记录。

    五、整改实施效果验证1. 即时效果验证

    　　整改启动后1个工作日，质量部对生产部A生产线进行现场核查，确认《焊接工艺规范》已全部更新为B/0版本，旧版A/0已回收并加盖“作废”章归档；操作人员能准确描述新版本中的关键参数调整内容，临时培训效果达标。

    2. 流程优化效果验证

    　　整改启动后5个工作日，《文件控制程序》（QP-003）修订完成并经管理者代表批准发布，新增流程及模板符合IATF16949:2016 7.5.3.2.1条款要求；专项培训共覆盖23人，考核通过率100%，参与人员能准确回答文件发放、回收及核查的关键问题。

    3. 长期效果验证计划

    　　质量部在未来3个月内，每月按照《文件控制程序》要求开展现场文件版本抽查，抽查范围覆盖所有生产车间及技术、研发等部门，确保抽查比例不低于20%；每月形成抽查报告并在公司质量例会上通报，若连续3个月未发现文件版本失效问题，可确认整改措施已有效落地，类似问题不会再次发生。

    六、预防措施
    1. 将《文件控制程序》纳入公司年度培训计划，每年至少组织1次全员专项培训，确保新入职员工及岗位变动人员及时掌握文件管控要求。
    2. 质量部每季度对各部门《文件发放与回收台账》进行审核，核对文件发放、回收的及时性和完整性，对台账记录不规范的部门进行督促整改。
    3. 在公司ERP系统中新增文件版本管控模块，实现新版本文件发布后自动提醒各部门接收，旧版文件自动锁定，从系统层面杜绝无效版本文件的使用（若有条件，可在3个月内完成系统升级）。
    七、附件清单
    1. 附件1：现场不符合项照片（若有）
    2. 附件2：旧版文件回收归档清单（含作废标识）
    3. 附件3：修订后的《文件控制程序》（QP-003）及版本变更记录
    4. 附件4：专项培训签到表、课件及考核成绩记录表
    5. 附件5：首次现场文件抽查报告
    6. 附件6：各部门《文件发放与回收台账》样本
    八、审批意见

    　　审批环节

    　　审批人签字

    　　审批日期

    　　审批意见

    　　责任部门负责人审核

    　　质量部负责人审核

    　　管理者代表批准

    　　注：本报告需随整改证据材料一并提交审核/认证机构，整改完成后由质量部归档保存。

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